Kapitel 22 aus dem CHANGE JOURNAL »
Dass unser Alltag seit Ausbruch des Internets kaum noch wiederzuerkennen ist, dass wir in der Flut von E-Mails regelmäßig absaufen, dass wir verlernt haben Wichtiges von Unwichtigem zu trennen – all das pfeifen sogar schon die allerältesten Spatzen von den Dächern. Und wie immer haben die Spatzen Recht.
Und was tun wir? Haben wir eine Strategie, wie wir mit unseren im Schnitt 122 E-Mails pro Tag umgehen, Tendenz steigend? Merken wir, dass rund zwei Drittel davon gar nicht wichtig sind? Und dass wir trotzdem permanent ein schlechtes Gewissen haben, weil wir irgendwas nicht beachtet haben könnten?
Hey, höchste Zeit, sich mal bewusst zu machen, was eigentlich abgeht! Und was wir schulterzuckend als normal hinnehmen. Schon mit ein paar einfachen Hacks kannst du deinen E-Mailverkehr in produktivere Bahnen lenken: Hier ein paar Ampeln, dort ein Highway, und auch ein paar Stoppschilder können helfen, dich zu konzentrieren, Zeit zu sparen und einfach effizienter unterwegs zu sein.
1) Kündige Newsletter
Du willst up to date sein – aber überall? Wie viele von den News, die regelmäßig bei dir auflaufen, interessieren dich wirklich? Einfach bei denen, die überflüssig sind, den Unsubscribe-Link klicken und durchatmen! Die Site unroll.me macht es dir noch einfacher: da kannst du viele Abos auf einen Schlag kündigen.
2) Boomerang vermeiden
Oft jagen wir ein E-Mail raus, nur um schnell Feedback zu geben. Dann verwischen oft die Linien zwischen E-Mail und Chat, du riskierst ein nerviges Hin und Her. Da kann ein kurzes Telefonat viel effektiver sein. Wenn es auf der schriftlichen Ebene bleibt, kannst du den Dialog trotzdem minimal halten.
a) Jede Mail, die du sendest, kann eine bis viele Folge-Mails nach sich ziehen. Sei besser gleich präzise in den Formulierungen und vermeide Fragen, wo es geht.
b) Wenn du was willst, dann frag auch danach – exakt und freundlich müssen sich nicht ausschließen!
c) Wüsstest du als Empfänger deiner eigenen Mail, was zu tun ist? Wenn du das nicht beantworten kannst, ist es der perfekte Moment zum Umschreiben.
d) Setz nur Personen CC, die wirklich im Verteiler sein müssen. Je mehr im Verteiler sind, desto weniger fühlt sich der Einzelne angesprochen. Und schlimmstenfalls droht eine Einmischung von jemandem, der eigentlich gar nichts dazu sagen sollte.
3) Vermeide das Ordnen
Wer seine Emails in Ordnern ablegt, macht sich unnötige Arbeit. Das fand eine IBM-Studie entgegen bisheriger Annahmen heraus. Also einfach den Posteingang so lassen, wie er ist und wenn nötig die Suchfunktion zu nutzen.
4) Keine Mails bei starken Emotionen
Du bist wütend, traurig, enttäuscht oder frustriert: Es ist nur menschlich, dass du jetzt zu Überreaktionen neigst. Und jetzt etwas schreibst, was du später bereust. Du hast zwei Möglichkeiten: Persönlich Druck ablassen – wenn du das kannst. Oder du wartest zwei Stunden, gibst dir die Chance runterzukommen und schreibst dann die Mail – wenn das dann überhaupt noch nötig ist.
5) Bearbeite deine E-Mails in Batches
Jedes „Bing“ einer eingehenden Mail reißt uns aus dem Flow der aktuellen Tätigkeit. Wenn es geht, öffne dein E-Mail-Programm nur zwei- bis dreimal am Tag. Reserviere dir dafür Blöcke in deinem Terminkalender. Und: Idealerweise haben sich in deiner „Abwesenheit“ einige Dinge schon erledigt ...
6) Autoresponder nutzen
Wenn du nicht erreichbar bist und keine E-Mails liest, stelle sicher, dass man das auch weiß. Dafür gibt es den Autoresponder. Im Job solltest du immer eine Ansprechperson nennen, die in dringenden Fällen übernimmt. Das ist nicht nur fair. Du erhöhst ganz nebenbei auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Sache längst geklärt ist, wenn du wieder da bist.
7) Radikales Löschen
Ich kenn das von einigen Freunden: Wenn sie aus dem Urlaub zurückkommen, löschen sie als Erstes die gesamte Inbox. Zack, weg. Das wirkt erst mal ziemlich cool. Und die dahinter liegende Logik ist ziemlich einfach: Wenn es wirklich wichtig war, wird der Absender eh nachhaken. Und wenn nicht, hat es sich schon erledigt. Kann man aber nur bei aktiviertem Autoresponder durchziehen!
8) Das Zauberwort
Es ist immer doof, wenn auf eine E-Mail keine Antwort kommt. Liegt vielleicht an einer Kleinigkeit: Eine Studie hat ergeben, dass Mails, die mit einer Form von „Danke“ endeten, signifikant mehr Antworten bekamen. Speziell E-Mails die „Vielen Dank im voraus für ...“ hatten über ein Drittel mehr Antworten als alle anderen. Manches ist eben auch hier wie im echten Leben!
9) Allgemeine Tipps
a) Halte jede Mail maximal kurz. Das spart dir Zeit und respektiert die des Empfängers.
b) Sei in der Betreffzeile möglichst beschreibend. Statt „Kundenalarm!“ ist „Wichtig: Dienstag Kunde im Haus!“ deutlich besser.
c) Gibt dem Empfänger die Chance, sofort zu verstehen, worum es geht. Bei einem neuen Kontakt etwa: „Wir haben uns gestern im Workshop kennen gelernt...“ Oder bei einem Kollegen: „Es geht um das Chaos in der Küche“.
d) Stell dein Anliegen gleich an den Beginn, nicht ans Ende. First things first!
e) Es manchmal schwierig abschätzen, ob etwas dringend ist oder nicht. Sag es! Wenn es eine Deadline gibt, dann nenn sie. Wenn es nicht wichtig ist, dann verschweig das nicht. Wenn es FYI ist, dann setz es am besten gleich an den Beginn der Betreffzeile.
f) Versuch so konkret wie möglich zu sein. Mach einen Vorschlag, wenn du einen hast. Statt „Was sagst du zum Angebot?“ lieber: „Können wir das Angebot bis Freitag frei geben?“.
g) Wichtige Inhalte können in einem Textkörper untergehen. Absätze, Aufzählungen, Bullets oder Nummerierungen helfen bei der Erfassbarkeit.
h) Wenn etwas wirklich wichtig ist, dann fette oder unterstreiche es.
i) Übertreib es nicht;)
j) Wenn du auf eine dringende E-Mail nicht sofort antworten kannst, dann lass den Absender das kurz wissen, am besten mit der Ansage, wann du auf ihn zukommst.
k) Überlege, ob ein Emoji wirklich originell ist und Freude macht. Es könnte die „Gefahr“ bergen, dass ein Chat daraus wird...
Manches mag dir selbstverständlich vorgekommen sein – sei froh! Ich denke einfach, man kann nie genug Tipps bekommen, um sich immer effektiver und besser gegen die Lawinen von elektronischer Post zu schützen.
Es gibt schon genug Trolls da draußen, die viele Postfächer unsinnig verstopfen. Sei also selbst keiner;)
